הטמעת מערכת תכנון מוצלחת תלויה ביותר מהגדרות נכונות במערכת. החלטות מוקדמות על המודל, דרך ניהול הפרויקט, צוות היישום ואפיון הצרכים משפיעות על התוצאה. אלה שש טעויות שכדאי להכיר לפני שמתחילים.
מערכת תכנון ואקסל הם כלים שונים, שמיועדים לשיטות עבודה שונות. העתקה של כל כלל ונוסחה מהאקסלים לתוך המערכת עלולה ליצור מודל מסורבל, כבד וקשה לתחזוקה. המעבר הוא הזדמנות לתכנן מחדש את התהליך, לא רק להעביר אותו למקום אחר.
מערכת תכנון יכולה להכיל הרבה יותר מידע מאקסל, אבל לא כל פרט אפשרי צריך להיכנס למודל. רמת גרעיניות גבוהה מדי מוסיפה מורכבות תפעולית, מאטה את העבודה ומקשה על המשתמשים. בנו את רמת הפירוט שהעסק צריך, לא את המרב שהתוכנה מאפשרת.
כשאופי הפרויקט מאפשר זאת, עבודה אג'ילית ואיטרטיבית מאפשרת לדייק את הפתרון תוך כדי התקדמות. כך אפשר לשפר את ההתאמה לצרכים, לקצר את לוחות הזמנים ולחסוך בעלויות. בפרויקט Waterfall ארוך, משוב עלול להגיע רק בשלבים מאוחרים, כשהשינויים יקרים יותר.
ניסיון שצברה חברה בעבר לא מבטיח שהצוות שיבצע את הפרויקט היום מחזיק באותה מומחיות. אנשי מקצוע עוברים בין תפקידים וחברות, לכן כדאי לברר מי יעבוד בפועל ומה הניסיון האישי שלו בפרויקטי EPM בתפקיד הרלוונטי. מומחיות ביישום ERP אינה מעידה בהכרח על מומחיות ב-EPM, וגם בתוך EPM יש תחומי התמחות שונים, כמו איחוד דוחות כספיים ותכנון תקציב.
ברוב המקרים אין צורך בגוף נפרד לאפיון ולניתוח הדרישות. הדבר עלול לייקר משמעותית את הפרויקט ולסבך אותו. כשמסמך האפיון נכתב בלי היכרות מעמיקה עם המערכת שנבחרה, הוא עלול שלא להתאים למה שאפשר ליישם ולדרוש כתיבה מחדש. עדיף שהניתוח והאפיון יובלו בידי מי שמכיר היטב את המערכת הספציפית ואת הדרישות העסקיות של הארגון.
בחירת מערכת תכנון היא החלטה מורכבת, עם שיקולים רבים. בלי היכרות מעמיקה עם התחום והשינויים בו, קשה להבין את ההבדלים בין המערכות ומה באמת מתאים לארגון. המלצות של לקוחות אחרים ומידע ברשת יכולים לעזור, אבל אינם תחליף לבחינה של הצרכים שלכם וההתאמה של המערכת אליהם.
הטמעת מערכת תכנון היא מהלך אסטרטגי.
כשהיא נעשית נכון, היא משנה את הדרך שבה הארגון מקבל החלטות.